Assurer les tâches
de secrétariat de l’équipe projet
– Assurer les missions de secrétariat : tenue de l’agenda,
prises de rendez-vous, rédaction et traitement des courriers, établissement des
comptes – rendus de réunions, gestion des relations téléphoniques, organisation
et traitement du classement et de l’archivage, etc.
– Enregistrer et diffuser le courrier entrant
(affectation, …)
– Traiter le courrier sortant : contrôle du courrier mis
à la signature (respect de la charte graphique et des règles de délégations de
signature)
– Monter les réunions internes et externes demandées par
l’équipe opérationnelle
–
Coordonner et
relayer les demandes des membres de l’équipe projet,
– Participer à la création et au démarrage des nouvelles
opérations
– Commander les fournitures du service, gérer le suivi
et veiller à la juste consommation
Assurer le suivi administratif des opérations, depuis
l’appel d’offres jusqu’à la réception
– Constituer les dossiers de lancement et de gestion des
consultations et appels d’offre engagés pour la désignation des prestataires
extérieurs (architectes, urbanistes, géomètres, bureaux d’études, entreprises,
promoteurs…)
– Gérer administrativement les procédures d’attribution
(élaboration des reçus, réception des offres, bordereau d’enregistrement,
courriers de réponses aux entreprises, classement et archivage des offres non
retenues…)
– Organiser le suivi de l’état d’avancement des travaux
(PV de réception, levée de réserve, OS de notification, OS divers…)
– Organiser la préparation des CRAC et PRD
–
Assurer à la
demande du Responsable les contacts avec les tiers ainsi que l’organisation des
réunions.
Assurer une fonction d’alerte et d’interface
– S’informer et faire le point sur l’état d’avancement
des opérations,
– Tenir à jour les informations relatives aux opérations
dans l’outil « gestion des opérations »
– Préparer et éditer les documents nécessaires dans le
suivi des dossiers, revues de projets notamment.
–
Assurer le
recueil des éléments nécessaires à la rédaction des compromis de vente, suivi
des levées des conditions suspensives et avenants éventuels
