Un(e) Assistant(e) exécution des marchés publics H/F

Contexte du service

Le service « Finances et Moyens généraux » met en œuvre les orientations budgétaires de la Direction Générale et du Conseil d’Administration. Il est en charge de l’exécution budgétaire. Il est le relais des opérationnels pour les commandes et les réceptions. Il gère le magasin.

Il est en appui des opérationnels en leur mettant à disposition les ressources financières, les processus associés pour la bonne réalisation des dépenses validées en amont. 

A ce titre, il est notamment en charge d’assurer la préparation, l’exécution et le reporting financier auprès de la Direction Générale en assurant la sécurité des actes dans une démarche de transparence et de sincérité budgétaire, de pérennité et en lien avec l’agence comptable et son service facturier. 

Il assure également le lien entre les besoins des opérationnels, les cadres d’achat mobilisables et l’exécution du budget. Cela passe notamment par une gestion fine de la fonction approvisionnement au sein du SI Financier, en lien avec les SI métier.

 Il assure également le portage des missions nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise sur le volet de moyens généraux.

Six mois après le démarrage de la Régie, le service est en cours de construction et d’adaptation des process nécessaires à son activité. Un premier diagnostic a fait ressortir la nécessité de créer une unité dédiée à l’exécution administrative et financière des marchés publics.

Dans ce cadre, le service va intégrer une nouvelle unité de gestion administrative et financière des marchés publics afin de renforcer la Régie du côté ordonnateur, en compétences sur l’exécution administrative et financière des marchés publics. L’objectif est également de centraliser et uniformiser la gestion des différents cadres d’achats. La composition prévisionnelle est d’un responsable et deux assistants.

Missions principales

Sous l’autorité du responsable d’unité exécution administrative et financière des marchés publics, l’assistant accompagne les référents de chaque cadre d’achat dans l’exécution administrative et financière des marchés publics à partir de leur notification et jusqu’à leur clôture.

Dans ce contexte, les missions sont les suivantes:

1/ Saisie des marchés et des BPU

• Intégration des marchés dans les outils métiers : Eksae (SI financier), Agate (SI travaux réseaux),
• Paramétrage du logiciel Agate : saisie des engagements, révision des prix, mise à jour des BPU.

2/ Exécution administrative et financière des marchés publics

En lien avec le référent technique du marché :

• Suivi financier (tableaux de bord),
• Calcul et vérification des révisions de prix
• Aide à la rédaction d’ordres de services
• Agrément des sous-traitants : traitement des DC4 
• Calcul des pénalités 
•  Gestion des retenues de garantie : mainlevée des cautions et libération 
• Gestion des avances : calcul, garanties
• Production des exemplaires uniques
• Gestion des délégations de paiement

3/ Processus de réception des travaux

• Accompagnement des référents des marchés pour la gestion des actes, notamment PV de réception.

4/ Paiement 

Quand la Régie est maître d’œuvre, intervention dans les domaines suivants :

• Acomptes mensuels marchés travaux : données brutes en provenance d’Agate à mettre en forme
• Opérations de solde dont production du Décompte Général et Définitif

5/ Relation avec l’Agence comptable et notamment le service facturier 

Le service facturier, placé sous l’autorité hiérarchique de l’agent comptable, constitue un centre unique de traitement et de paiement des factures, et supprime les contrôles redondants effectués auparavant par l’ordonnateur et l’agent comptable.

• Travailler en amont avec le service facturier afin de s’assurer de la bonne prise en charge des factures lors du dépôt sur Chorus Pro, dans un souci de qualité de paiement des opérateurs économiques.

Dans l’ensemble de ses missions, l’assistant exécution administrative et financière des marchés publics devra travailler de façon collaborative avec le service Commande Publique et Affaires Juridiques.