Assistant de programme immobilier

Vos missions

L’assistant.e de programme immobilier assure l’assistance opérationnelle du service et assiste les chargés de projets dans la mise en place et le renouvellement des marchés d’entretien. Il/elle assure la gestion et le suivi administratif et technique des marchés d’entretien rattachés au service.

Dans ce cadre, voici les missions qui vous seront confiées :

• Assurer la mise en place et le renouvellement des marchés en lien avec le coordinateur technique et/ou le chargé de maintenance.
• Identifier et recueillir les besoins des utilisateurs au regard des marchés existants
• Mener des études sur les nouveaux produits afin d’élaborer et d’adapter le cahier des charges
• Monter et faire valider au responsable les dossiers marchés pour consultation (mise en place ou renouvellement)
• Analyser et suivre les informations nécessaires à la gestion des marchés et à la gestion de la cellule
• Elaborer, optimiser et suivre les outils de suivi de la cellule bâti (tableau de bord des consultations, tableaux de démarrage et de fin des marchés…)
• Mener les réunions avec les prestataires pour les marchés de sécurité en cours (point sur l’avancement du marché, l’identification des problèmes, …)
• Identifier les éventuels dysfonctionnements liés aux marchés et à leur prestation et proposer des solutions adaptées
• Assurer le suivi administratif des marchés et leur exploitation
• Rédiger et suivre l’ensemble des documents et des garanties relatives aux marchés
• Assurer l’assistance opérationnelle de la cellule
• Réaliser l’ensemble de la communication de la cellule bâti (élaboration des courriers de réponses locataires et/ou prestataires, les comptes rendus de réunions, les présentations pour les réunions…)

Vos compétences

• Bac + 2 dans le domaine du bâtiment ou expérience similaire d’au moins 3 ans
• Bonnes connaissances des normes, règles et obligations légales dans le domaine (code marché public)
• Connaissances du domaine d’activité de la cellule (différents corps de métiers, sécurité des immeubles d’habitation, notion d’ERP…)
• Capacité à gérer des priorités et des urgences
• Connaissances de l’organisation et des procédures internes de l’entreprise
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, ULIS…)
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’organisation
• Méthode et rigueur (analyse, résolution de problème…)
• Réactivité et polyvalence
• Sens relationnel (écoute, pédagogie, diplomatie…)
• Autonomie
• Communication orale/ écrite
• Esprit & Travail d’équipe / Coopération
• Force de proposition / sens de l’initiative

Conditions d’emploi

Poste à pourvoir immédiatement, en CDI et situé au coeur du quartier Part Dieu (facilité d’accès en transports en commun)

Rémunération selon profil selon profil, 13ème mois, intéressement, Chèques Déjeuner, mutuelle, forfait télé-travail