À toutes les étapes de la vie (petite enfance, adolescence, adultes en difficulté d’insertion, personnes âgées, personnes en situation de handicap), le Pôle Solidarités et Services aux Usagers accueille, conseille et accompagne les familles et tous ceux qui sont confrontés à des difficultés sociales, économiques ou humaines.
Au sein du pôle solidarités et services aux usagers sur le service coordination et ressources nous recherchons notre futur assistant administratif prêt à relever de nouveaux défis.
L’équipe est composée de huit personnes avec qui vous êtes amené à travailler au quotidien et sous la responsabilité du chef de service.
– Assurer une assistance administrative à la réalisation de dossiers et de projets
– Participer à l’élaboration de dossiers transversaux et contribuer au traitement des affaires ponctuelles urgentes
– Participer à des réunions sur des sujets divers en fonction des projets du pôle
– Organiser des rendez-vous et réunions, gérer des plannings
– Assurer l’accueil physique et l’accueil téléphonique du service
– Assurer le suivi, l’enregistrement et le traitement des courriers (Kolok) ainsi que des parapheurs ; veiller au respect des chartes graphiques et des procédures.
– En complément de l’assistante de direction, assurer une assistance au Directeur Général adjoint sur des dossiers d’administration générale et des dossiers réservés (secrétariat, planning et logistique)
– Rédiger des notes, synthèses, documents et comptes rendus
– Assurer la création et l’administration de tableaux de bord
– Administrer des bases de données
– Recenser et assurer le suivi des dossiers de communication du Pôle Solidarités et Services aux usagers en lien avec la direction de la communication
– Assurer la coordination logistique d’un évènement
Vous avez une expérience de 2 ans dans l’assistanat administratif si possible en collectivité
Pack office, OS congés, Kolok, Pos Acte