image

Assistant de Direction H/F

Groupe Pichet
image
Assistant de Direction H/F (1)
💼 de 3 à 7 ans
📍 PESSAC, 33600
🎓 BAC +5 et plus
📝 CDI
👷 Banque, assurance, immobilier
Découvrir l'entreprise

Assistanat de direction classique

  • Gestion de l’agenda du directeur de la communication, de ses déplacements et des rdv (transports / déj pro)
  • Assurer l’interface avec les interlocuteurs interne et externe de la direction, de haut niveau et de profils très variés (institutionnels, agences, médias…)
  • Traitement des appels téléphoniques : filtrer, hiérarchiser et orienter les appels
  • Organisation / coordination des réunions ; invitation des participants ; préparation des éléments éventuels ; réservations de salles et commande de matériel le cas échéant
  • Réception et envoi de courrier et colis
  • Centralisation des appels de la Direction Communication et des demandes de papeterie (ex : cartes de visites) des autres directions du Groupe
  • Centralisation des demandes d’intervention de la direction (informatique et services généraux)
  • Gestion des arrivées et des départs (demande de badges, ordinateurs, création de comptes, …) et accueil des nouveaux collaborateurs avec le processus d’intégration
  • Congés, note de frais, déplacements
  • Interface entre la Direction Communication et les Directions supports : Services Généraux, Informatique, Comptabilité et RH

Préparation et mise à jour de documents

  • Mise à jour de certains documents de référence et de procédure du Groupe
  • Publication de documents sur le réseau intranet
  • Mise à jour de la base contacts institutionnels du Groupe et publipostage
  • Classement, tri, archivage documents de la direction, gestion des fournitures

Référente pour la facturation des dépenses de la Direction, en lien avec la direction compta / gestion

  •  Assure le pilotage du circuit de validation, garantit la fiabilité et le respect du process de facturation (depuis la saisie du bon de commande jusqu’à la relance le cas échéant)
  • Assure la saisie des factures le cas échéant en soutien des équipes opérationnelles
  • Vérifie le paiement des prestataires en cas de relance,
  • Veille à remonte les alertes et est force de proposition en cas de blocage du processus,
  • Est le contact privilégié du service comptabilité et du service contrôle de gestion, et lien avec les assistantes des SCCV
  • Garante du suivi budgétaire et des outils d’engagement de dépense
  • Production de rapports chiffrés pour suivi budgétaire en lien avec le CDG

Postuler en ligne    

Il faut être connecté pour postuler ! Connectez-vous