Assistant de Direction H/F

Assistanat de direction classique

• Gestion de l’agenda du directeur de la communication, de ses déplacements et des rdv (transports / déj pro)
• Assurer l’interface avec les interlocuteurs interne et externe de la direction, de haut niveau et de profils très variés (institutionnels, agences, médias…)
• Traitement des appels téléphoniques : filtrer, hiérarchiser et orienter les appels
• Organisation / coordination des réunions ; invitation des participants ; préparation des éléments éventuels ; réservations de salles et commande de matériel le cas échéant
• Réception et envoi de courrier et colis
• Centralisation des appels de la Direction Communication et des demandes de papeterie (ex : cartes de visites) des autres directions du Groupe
• Centralisation des demandes d’intervention de la direction (informatique et services généraux)
• Gestion des arrivées et des départs (demande de badges, ordinateurs, création de comptes, …) et accueil des nouveaux collaborateurs avec le processus d’intégration
• Congés, note de frais, déplacements
• Interface entre la Direction Communication et les Directions supports : Services Généraux, Informatique, Comptabilité et RH

Préparation et mise à jour de documents

• Mise à jour de certains documents de référence et de procédure du Groupe
• Publication de documents sur le réseau intranet
• Mise à jour de la base contacts institutionnels du Groupe et publipostage
• Classement, tri, archivage documents de la direction, gestion des fournitures

Référente pour la facturation des dépenses de la Direction, en lien avec la direction compta / gestion

•  Assure le pilotage du circuit de validation, garantit la fiabilité et le respect du process de facturation (depuis la saisie du bon de commande jusqu’à la relance le cas échéant)
• Assure la saisie des factures le cas échéant en soutien des équipes opérationnelles
• Vérifie le paiement des prestataires en cas de relance,
• Veille à remonte les alertes et est force de proposition en cas de blocage du processus,
• Est le contact privilégié du service comptabilité et du service contrôle de gestion, et lien avec les assistantes des SCCV
• Garante du suivi budgétaire et des outils d’engagement de dépense
• Production de rapports chiffrés pour suivi budgétaire en lien avec le CDG