image

Assistant de gestion H/F

SA D’HLM Unicil
image
Assistant de gestion H/F (1)
💼 - de 2ans
📍 Marseille, 13006
💸️ 1856,67
📝 CDI
👷 Banque, assurance, immobilier
Découvrir l'entreprise

Sous la responsabilité du Responsable du pôle Charges et Assurances au sein du Département Proximité et Patrimoine. Le collaborateur assurera au quotidien les fonctions de soutien administratif au sein du Pôle Charges et Assurances. Ces principales missions consistent à organiser, coordonner et superviser les fonctions administratives, à appuyer le service des charges locatives et gérer les opérations administratives du bailleur-copropriétaire auprès des syndics.

Vos missions principales:

Gestion administrative:

1/Gestion des consommations d’eau :-Suivi quotidien des alertes fuites ;-Envoi des courriers d’information aux locataires ;-Contrôle annuel des consommations d’eau intégrées dans notre système d’information (la périodicité pourra être amenée à évoluer en fonction des besoins du Service);-Traitement des demandes de dégrèvement auprès des concessionnaires en cas de fuite.2/Intendance sur les avis de régularisation (suivi des éditions, lien avec le service courrier) ;3/Gestion des accès « collaborateur » à l’Appli « tout simplement » pour le Département Proximité et Patrimoine ;4/Traitement des taxes foncières (imputation et mise au paiement) ;5/Tri préalable du courrier avant distribution ;6/Gestion des stocks de fournitures du Département ;7/Participation aux opérations d’archivage du service si nécessaire.

Relations locataires et fournisseurs:

-Accueil physique et téléphonique ;-Secrétariat du Responsable du Pôle ;-Gestion des réclamations des locataires : Enregistrement, suivi, collecte les éléments de réponse et rédaction des courriers  / Mise sous plis / Mailing / Publipostage ;-Mise en place mensuelle des informations aux locataires dans le cadre du réajustement des provisions ;-Gestion mensuelle des demandes d’accès au portail MYCONSO et envoi de l’information aux locataires ;-Gestion du WF : Envoi des BC, traitement des factures en anomalies ;-Gestion des demandes sur les différentes boites mails génériques du Département Proximité et Patrimoine.

Copropriétés (cas où Unicil est copropriétaire-bailleur):

Dans le cadre de la mise en place d’un logiciel de gestion des copropriétés tierces, l’assistant(e) prendra en charge les opérations nécessaires à l’alimentation et au suivi des informations qui comprennent notamment : 

-La création et mise à jour de tous les éléments concernant les copropriétés tierces (syndic / copropriétés / tantièmes, éléments descriptifs, …) et les documents associés.-La réception et la diffusion des convocations aux assemblées générales, le suivi des votes, pouvoirs et représentations, en lien avec le Pôle Proximité;-Le suivi des différents appels de fonds, leur nature, et les demandes de création des nouveaux syndics en lien avec la comptabilité générale,-Répondre aux sollicitations d’extractions de données pour analyse ;-Assurer l’enregistrement, le contrôle, l’imputation des

Profil

QUALITES REQUISES : 

-Connaissance du domaine des copropriétés ;

-Ponctualité, respect des délais ;

-Force de proposition.

-Rigueur, méthode, sens de l’organisation et discrétion ;

-Sens de la communication avec les contacts internes et externes ;

-Respecter la confidentialité des informations et des documents ;

-Qualités rédactionnelles ;

-Capacité à s’intégrer au sein d’une équipe

CONNAISSANCES TECHNIQUES :

-Connaissances bureautiques : PACK OFFICE (excellente maitrise WORD);

-Maîtrise de l’orthographe et de l’expression écrite.

FORMATION :

Diplôme(s) dans le domaine de la gestion administrative

Profil Assistante

Niveau BAC+2 ou équivalent

Postuler en ligne    

Il faut être connecté pour postuler ! Connectez-vous